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Text File  |  1992-02-13  |  73KB  |  1,585 lines

  1.                             CONTACT TRACKING SYSTEM
  2.                                   VERSION 3.0
  3.                                  DOCUMENTATION
  4.  
  5.  
  6.      The Contact Tracking System (version 3.0) is produced and copyrighted by
  7. Jamal Mazrui of Access Success.  It is a shareware database management system
  8. for keeping track of contacts of people and companies, and the ongoing status
  9. of relationships with those contacts.  A contact file contains address and
  10. phone number information about each contact;  a status file contains dates
  11. and descriptions of events in connection with those contacts.  A wide range
  12. of operations can be performed on each record including the ability to create
  13. the skeleton of a letter to a contact and load it into your word processor,
  14. address an envelope, and dial a phone number with your modem.  Report options
  15. include mailing labels, a list of reminders organized chronologically, and
  16. mail merge form letters.    
  17.  
  18.      The system is written to work well with a speech synthesizer and screen
  19. reader program.  It will automatically verbalize relevant information.  It is
  20. also meant to be visually friendly, however, and need not be used with speech
  21. output.
  22.  
  23.  
  24.                                    CONTENTS
  25.  
  26.  
  27. Introduction
  28. Installation
  29. The Menu Interface
  30. The Update Interface
  31. The Report Interface
  32. Report Types
  33. Utilities
  34. Multiple Contact Files
  35. Help Screens
  36. Registration Information
  37.  
  38.  
  39.                                  INTRODUCTION
  40.  
  41.  
  42.      The Contact Tracking System is written and compiled in the Foxbase Plus
  43. programming language:  a "dialect" of the DBASE language, widely used for
  44. database management applications on IBM-compatible personal computers. 
  45. Portions of the code were generated using the Genifer development tool
  46. (copyright by Bytel Corporation).  Data is stored in the standard 'DBF' file
  47. format, so conversion of data between this and other applications should be
  48. relatively easy.
  49.  
  50.      The Contact Tracking System (CTS) is contained in two archive files: 
  51. CTS30#1.ZIP and CTS30#2.ZIP.  These archives can be uncompressed with the
  52. PKUNZIP.EXE utility (copyright by Phil Katz), which is widely available.  The
  53. first archive, CTS30#1.ZIP, contains all program and documentation files
  54. specific to this system.  The second archive, CTS30#2.ZIP, contains the
  55. Foxbase Plus interpreter software (copyright by Fox Software), needed to run
  56. programs written in the Foxbase Plus language.    
  57.  
  58.      To repeat, the Contact Tracking System is not a self executing program
  59. like programs which have a 'COM' or 'EXE' extension.  Rather, it requires
  60. Foxbase software to interpret and execute code during its operation.  The
  61. second archive of this package contains either the demo or runtime version of
  62. the Foxbase Plus interpreter.  In accordance with the author's license with
  63. Fox Software, the fully functional runtime version must be distributed
  64. directly by the author to each user.  It cannot be posted on a bulletin board
  65. or distributed by one user to another.  The demo version, however, can be
  66. freely distributed without these limitations.  It is fully functional except
  67. for a limit of 120 records per database file.  You may thus use and share the
  68. demo version of this package all you like, but you need to contact the author
  69. directly to purchase the fully functioning version, which you may not
  70. distribute to others.
  71.  
  72.  
  73.                                  INSTALLATION
  74.  
  75.  
  76.      To install the Contact Tracking System, uncompress all files into a new
  77. directory on your hard drive, such as 'C:\CTS' standing for "Contact Tracking
  78. System."  Then change to this directory and enter the name of the batch file
  79. that loads the system.  The demo package incorporates the 'FOXPLUS.EXE'
  80. interpreter software and the batch file 'CTSDEMO.BAT.'  The runtime package
  81. uses the 'FOXPRUN.EXE' software and the batch file 'CTS.BAT.'  You will thus
  82. enter either "CTSDEMO" or "CTS" at the DOS prompt to load the Contact
  83. Tracking System.
  84.  
  85.      Configuration information specific to your installation is stored in a
  86. file called 'CTS.CNF', which the program reads during the loading phase.  If
  87. no 'CTS.CNF' file is found, you will be presented with two configuration help
  88. screens, followed by two screens for entering configuration information. 
  89. After responding to the prompts for configuration data, a configuration file
  90. will be created and you will be presented with the Main Menu of the system.
  91.  
  92.      Three types of user interfaces appear consistently throughout the
  93. Contact Tracking System, corresponding to the tasks of selecting from menus,
  94. updating databases, and generating reports.  After these interfaces are
  95. explained, the specific reports and utilities available will be described. 
  96. Next, all help screens are presented to serve as a summary and reference.  At
  97. the end is information on contacting the author and obtaining the registered
  98. package. 
  99.  
  100.      The 3.0 version of CTS has many improvements over earlier versions,
  101. based to a great degree on feedback from users.  Refer to the file
  102. 'UPGRADE.TXT' for a list of features and changes incorporated in this
  103. version.  Feedback is appreciated from users, including information on any
  104. program bugs or typographical errors discovered, on effective uses of the
  105. system, and on ideas for future improvement.
  106.  
  107.  
  108.                               THE MENU INTERFACE
  109.  
  110.  
  111.      Menu screens are laid out as follows.  On the third line from the top
  112. are two screen titles:  the title of the system, "Contact Tracking System",
  113. at the left and the title of that particular menu at the right, e.g., "Main
  114. Menu."  Below this, menu options are displayed, one per line.  One of the
  115. menu options will be highlighted, indicating that it is the "current" option,
  116. the one that will be selected if you press the Enter key.  Pressing the Up or
  117. Down arrow keys will change the current option to the one above or below
  118. accordingly.  Thus a menu option can be selected by pressing the Up or Down
  119. arrow keys until it becomes the current one, and then pressing Enter.  
  120.      An alternative, quicker method of selecting an option is to press the
  121. first letter of that option, regardless of what is the current option at the
  122. time.  For example, if "Help" is an option on the menu, pressing the letter
  123. 'H' will select the "Help" option and display a help screen giving more
  124. information about each option on the menu.  "Help" is usually an option, so
  125. selecting it is a good way to explore the system.  Pressing F1 is an
  126. alternative way to request help.  Selecting a "Quit" option or pressing
  127. Escape will exit the menu and return you to the screen from which you entered
  128. that menu.
  129.  
  130.      On the bottom (25th) line of the screen a description of the currently
  131. highlighted option appears.  It includes the single letter "hot key" that may
  132. be used to select that option, regardless of what option is currently
  133. highlighted on the menu.  For example, the description line of the "Help"
  134. option is
  135.  
  136. H = Display help screens
  137.  
  138. This serves as a learning aid and reminder.  Unless your screen reader is
  139. configured to read lightbars, it will read the description line (on the
  140. bottom of the screen) rather than the highlighted option (in the middle of
  141. the screen) when you read the current line or move among options with the Up
  142. and Down arrow keys.  Some screen readers require tracking with the "hardware
  143. cursor" for this to work properly.
  144.  
  145.      When you enter a menu screen, the menu title and current option will
  146. automatically be spoken by your speech synthesizer.  If your screen reader is
  147. configured to read the current line after pressing the Up and Down arrow
  148. keys, then the changing current option will be spoken to you as you use these
  149. keys to move among menu options.  Depending on the speed of your computer,
  150. you may need to configure your screen reader with a "cursor delay" so that
  151. the correct option is spoken, rather than the previous one the cursor was on.
  152.  
  153.  
  154.                              THE UPDATE INTERFACE
  155.  
  156.  
  157.      An "update" screen is a screen with options for updating the information
  158. contained in a database.  The name of the database file being updated is
  159. displayed at the upper right.  Below this are field names and field data, one
  160. field per line.  Line 24, the second to the last line of the screen, displays
  161. the highlighted name of the current option, and a brief help message about
  162. keys that can be used.  For example, the line might say
  163.  
  164. Press first letter or arrow keys.  Enter for Retrieve          F1 for Help
  165.  
  166. Thus the "Retrieve" option can be selected by pressing Enter.  It is the
  167. default option on the Update Menu, since it is used most frequently
  168. (explained later).  Like other menus, a description of the current option
  169. appears on the bottom line, line 25.  For example, the description line for
  170. "Retrieve" says
  171.  
  172. R = Retrieve a record by its key fields
  173.  
  174. An update option can be selected by pressing its first letter, or by moving
  175. to it with the Up and Down arrow keys and then pressing Enter.  With a screen
  176. reader, the line describing the current option, Line 25, will be read each
  177. time you move to a new option.  
  178.  
  179.      On the update screen, field data from one record is displayed at a time,
  180. that record being the current record.  For example, a CONTACT database
  181. includes fields for a contact's name and address.  When an update screen for
  182. a CONTACT database is presented, lines displayed will include field names of
  183. "FIRST NAME," "LAST NAME," "CITY," etc. and their corresponding field data
  184. from the current record, e.g., "Jane," "Doe," and "Sometown," etc.  Each time
  185. a new record is displayed, the record is identified verbally by summary
  186. information being spoken, rather than verbalizing the whole record.  This
  187. summary information is usually the data that makes that record unique, that
  188. is, distinguishes it from others.  In a CONTACT file, it is the combination
  189. of a last name, first name, and company.  In the TYPES file, it is the status
  190. type, etc.  After the current record has initially been displayed visually
  191. and identified verbally on the screen, it can be identified verbally again at
  192. any time by selecting the "Identify" option from the Update Menu, invoked
  193. with the single '?' (question mark) character.  This provides a quick way of
  194. knowing what record is currently displayed without issuing a screen reader
  195. command to hear the whole screen.  As well as the regular identifying
  196. information, this command will verbalize the date the record was last
  197. updated, as displayed visually on the top line of the screen.
  198.  
  199.      Select "Add" to add a new record, e.g., a new friend if updating a file
  200. of personal contacts.  Select "Copy" to add a new record containing much of
  201. the same data as the current record.  Just change the fields that are
  202. different.  Select "Modify" to modify data in the current record.  Select
  203. "Delete" to delete the current record.  You will be prompted for
  204. confirmation.  Think of the deletion as permanent.  However, if you have
  205. really made a mistake, you can select the "Undelete" command, which will
  206. restore all records deleted in the current update session.  Deleted records
  207. are permanently removed when you return to the Main Menu, unless there are
  208. over 500 records in the file--in which case you are prompted to do this since
  209. the processing time may be significant.
  210.  
  211.      When adding or modifying a record, or performing any operation which
  212. gives you field by field access to the record on the screen, pressing Enter
  213. will move you to the next field and pressing Tab will move you to the
  214. previous one.  Page-Up will jump to the first field and page-Down will jump
  215. to the last.  The cursor will be placed on the first character of the field
  216. data, which is to the right of the field name.  Your speech synthesizer will
  217. automatically speak the field name and current field data when you move to a
  218. new field.  
  219.      You can enter characters into a field or just press Enter to leave it
  220. the way it is and move on to the next field.  A warning beep will sound if
  221. you fill a field that contains data of a variable length, e.g., after typing
  222. 38 characters in the COMPANY field.  This alerts you to the fact that typing
  223. any additional characters will overwrite existing ones in the field. 
  224. Pressing Control-Y will delete data from the cursor to the end of the field. 
  225. Pressing F6 will delete all data in the field and place the cursor at the
  226. beginning of the field.  You can press Escape or Control-Q to abort the
  227. editing of that screen of fields.  You can press F10, Control-End, or
  228. Control-W to save the current data in all fields.  This is a shortcut to
  229. pressing Enter repeatedly until you get past the last field.  
  230.  
  231.      Pressing F1 will display a help screen giving more information about the
  232. current field, including the number of characters of data the field contains,
  233. any automatic formatting of the data, and an example of data.  Pressing F4
  234. allows you to change the automatic formatting of data in certain fields. 
  235. Pressing F4 while on the zip code field, for example, allows you to alter the
  236. format from American to British or vice versa.  Pressing F4 on the state
  237. field allows you to change the format from all letters being capitalized to
  238. only the initial letter being capitalized.  Addresses outside the U.S. can
  239. thus include a state or province of up to 10 characters, rather than a 2
  240. character abbreviation.
  241.  
  242.      Several options help you locate a specific record.  CONTACT records are
  243. indexed in alphabetical order by last name, first name, and then company. 
  244. STATUS records are indexed in chronological order by the WHEN field.  Select
  245. "Next" to go to the next record in the index order.  Select "Previous" to go
  246. to the previous record.  Select "Beginning" to go to the beginning or first
  247. record, and "End" to go to the end or last record.  Select "Jump" to jump
  248. forward or backward by more than one record.  You will be prompted for the
  249. number of records.  Entering a positive number will jump forward or a
  250. negative number will jump backward that many records.
  251.  
  252.      Select "Retrieve" if you remember values in the key fields of a record
  253. you wish to locate.  Since this command is the default on any Update Menu,
  254. you can simply press Enter, instead of the letter 'R' (though that will work
  255. too).  In a CONTACT database, you will be prompted for the last name and then
  256. company of the contact.  You need not enter all characters of the last name,
  257. only enough to make it unique.  For example, you could just enter "maz" to
  258. find a last name of "Mazrui."  Similarly, if you want to find the record of a
  259. particular company, you can just enter the first few characters of that
  260. company's name.  Most of the time, you will only need to enter data in the
  261. LAST NAME field and can leave the COMPANY field blank, since this will
  262. usually isolate the record you want.  If the contact has a company name, but
  263. no data in the LAST NAME field, however, you would leave the LAST NAME field
  264. blank and only enter data in the COMPANY field.
  265.  
  266.      If you select "Retrieve" when updating the STATUS file, you will be
  267. prompted for the date of the record to be found.  In FILES update, you will
  268. be prompted for the file name.  In TYPES update, you will be prompted for the
  269. STATUS type.  In searching for data, the system treats upper and lower case
  270. characters the same.  If the search is unsuccessful, the system will go to
  271. the record whose data most closely matches what you specified.  
  272.  
  273.      If you remember values in fields other than indexed fields of a record
  274. you wish to locate, select "Filter" to limit records displayed to those
  275. containing the data in the filter.  You will be prompted 
  276.  
  277. Scan/Fields/Memo/>Tag/<Untag/Cancel?
  278.      This kind of prompt is common in the system.  Choices are separates by
  279. slash marks, the first letter of an option being the hot key to select it. 
  280. Select "Scan" (the default) to scan all fields of each record for a
  281. particular string of characters.  For example, you could scan the database
  282. for all records containing "pizza" if you were trying to look up all possible
  283. pizza delivery places.  Records would be selected that contained the string
  284. "pizza" in the company or notes field (or in any other field).
  285.  
  286.      Select "Fields" if you want to set a filter based on values occurring in
  287. particular fields.  All fields will be available for entering data in the
  288. filter.  For example, entering "Boston" in the CITY field will set a filter
  289. so that only contacts whose city is Boston will be displayed.  If "computer
  290. user" is also entered in the NOTES field, then a filter will be set
  291. containing only Boston contacts with the phrase "computer user" somewhere in
  292. the NOTES field.  To cancel a filter and have access to all records again,
  293. press 'F' for "Filter" and then 'C' for "Cancel."
  294.  
  295.      Selecting "Memo" will allow you to search the memo field for a string of
  296. characters.  If the string contains more than one word, they must occur on
  297. the same line of the memo text in order to be found.  Note that this type of
  298. filter takes significantly longer to set.
  299.  
  300.      Selecting "<" will set a filter that contains only untagged records; 
  301. selecting ">" will set a filter that contains only tagged records.  This
  302. allows you to tag several records and then perform operations such as
  303. transfer and delete on only those tagged records.
  304.  
  305.      Besides the set of fixed-length fields, each CONTACT record and each
  306. STATUS record also has a "memo" field, in which miscellaneous text of
  307. variable length can be written.  Select "Write memo" to enter or edit up to
  308. four screens worth of text in a mode that works like a simple word processor. 
  309. The up and down arrow keys will move from line to line.  The Home and End
  310. keys will move between words.  The delete and backspace keys erase text as
  311. expected.  Press the F6 key to delete a line.  Press the insert key to turn
  312. insert mode on, and insert again to restore type-over mode.  When done
  313. editing, press the F10 key to save the changes you've made to the memo field,
  314. or the F7 key to exit without saving these changes.
  315.  
  316.      Select "View memo" to view the contents of the memo field without
  317. actually going into the mode to edit it.
  318.  
  319.      Selecting "Yield" will tell you the number of records in the database
  320. file, or in the filter if one is set.  Thus you could count the number of
  321. computer users you know in Boston by setting a filter as previously described
  322. and then pressing 'Y' for "Yield."
  323.  
  324.      Selecting "List" will list records (in the filter if one is set), one
  325. per line starting with the current record.  The Up and Down arrow keys allow
  326. you to move quickly through this list with each line spoken.  Pressing Page
  327. Up moves to the previous screen of records;  Page Down moves to the next
  328. screen.  Control-Page-Up moves to the first screen;  Control-Page Down moves
  329. to the last.  Press Spacebar to perform an index search within list mode,
  330. just like the "Retrieve" command in update mode.  When you have found the
  331. record you want, press Enter to exit this list display of many records shown
  332. in brief, and return to the full screen display of the record corresponding
  333. to the last line you were on in the list.  Pressing Escape also aborts this
  334. list mode and returns you to the Update Menu.  
  335.  
  336.      To examine each field individually in the full screen display, press 'X'
  337. for "Examine."  (The letter 'E' was already being used for the "End"
  338. command!)  This provides a way of placing the cursor on field data so that it
  339. can be read or spelled by your screen reader.  It is an alternative to
  340. entering your screen reader's review mode.  You could thus look up someone's
  341. home phone number by pressing 'X' and then pressing Enter until you get to
  342. the HOME PHONE field.  At this point you can use the Left and Right arrow
  343. keys to read by character, or issue a screen reader command to spell the
  344. current word.  
  345.  
  346.      Selecting "Generate" will automatically address either an envelope or a
  347. letter to the current contact.  If you choose "Envelope," position a business
  348. sized envelope in your printer so that the print head is at the upper left
  349. corner.  Choosing "Letter" will create a skeleton of a letter and load this
  350. text file into the word processor you specified during configuration.  The
  351. default file name of the letter is the last name of the contact, or the
  352. company if there is no last name.  At the "FILE NAME" prompt you can press
  353. Enter to accept this default or edit the file name.  As usual, the cursor is
  354. in overwrite mode unless you changed it to insert mode.  Control-Y will
  355. delete the default value completely if you want to type a whole new file
  356. name.  (F6 only deletes a field in an editing screen of multiple fields.) 
  357. Remember that a file name can have up to 8 characters which are optionally
  358. followed by a period and up to a 3 character extension.  If you prefer your
  359. letters to have an extension other than the default 'LTR', you can specify
  360. this.  For example, some users enter a "DOC" (standing for document)
  361. extension because their word processor expects files to have this extension. 
  362. If you are writing a second or third letter to, say, "John Smith," then you
  363. might name the files "SMITH2.LTR," "SMITH3.LTR," etc.
  364.  
  365.      What if you want to load an existing letter but don't remember its exact
  366. file name?  You can enter a DOS "wild card specification" for the file name. 
  367. For example, entering "*.LTR" will bring up a list of all files with an "LTR"
  368. extension.  Entering "SMITH?.*" will bring up a list of all files beginning
  369. with the word "SMITH" followed by one character and any extension.  This list
  370. mode responds to the same keystrokes as the one that may be entered by
  371. pressing 'L' from the Update Menu.  Cursor to the file name you want and then
  372. press Enter.
  373.  
  374.      One more question asked before the letter is generated is whether you
  375. wish the salutation to be formal or informal.  A formal salutation will use
  376. the title and last name of the contact whereas an informal one will use the
  377. contact's first name only.
  378.  
  379.      The system assumes your word processor will give the letter a one inch
  380. margin at the top, bottom, left, and right sides of the document. 
  381. (WordPerfect does this by default.)  The letter will be laid out as follows: 
  382. your return address in the upper right (according to configuration data); the
  383. current date below it; the contact's inside address below this against the
  384. left margin; a salutation of the form "Dear" followed by a formal or informal
  385. reference to the contact as specified; and finally a closing of the form
  386. "Sincerely" with your full name in the lower right.  
  387.  
  388.      Essentially, you just have to fill in the body of the letter, although
  389. you may also have to improve its formatting before printing.  (In some word
  390. processors, such as WordPerfect 4.2, you will want to delete the Control-Z
  391. end-of-file character at the end of the letter.)  The letter is saved in the
  392. letters directory you specified during configuration, and can be re-saved
  393. there after you add the body and any formatting changes.
  394.  
  395.      A utility called 'SWAPMEM.COM' (copyright by Nico Mak and Mansfield
  396. Software Group) is used to swap memory to disk to free up as much memory as
  397. possible in order to load your word processor.  It is still possible to run
  398. out of memory if you were using almost all memory before loading your word
  399. processor.  The SWAPMEM utility is not compatible with some memory resident
  400. software (including some keyboard macro and network shell programs).  If your
  401. computer locks up before or after loading your word processor, try deleting
  402. (or renaming) the 'SWAPMEM.COM' file.  The system will then try to load your
  403. word processor in the memory available during the operation of CTS.  If your
  404. word processor is small or if your computer is configured with additional
  405. (extended or expanded) memory, the word processor may load successfully.
  406.  
  407.      Selecting "Transfer" presents you with the "Files Menu" where you can
  408. select a CONTACT file to which you would like to transfer a copy of the
  409. current CONTACT record.  This allows you to create new CONTACT files out of
  410. existing ones without re-typing.  If a filter is set, you will be prompted as
  411. to whether to transfer all filtered records, or the current record only.  A
  412. common use of this feature is when you want to create a CONTACT file for a
  413. special mailing by transferring contacts to it from various other CONTACT
  414. files.
  415.  
  416.      As a source record is transferred, the target file is checked to see if
  417. it already contains a record with the same key value, that is, with the same
  418. last name, first name, and company combination.  If so, you will be prompted
  419. "Update/Replace/Display/Cancel."  Select "Update" to replace the target
  420. record with the source record if the source was updated more recently.  (The
  421. date a record was last updated is displayed on the top line of the screen
  422. when at the Update Menu.  (It can be verbalized by pressing '?' (question
  423. mark) to identify the current record.)  Select "Replace" to replace the
  424. target record with the source record regardless of the dates they were last
  425. updated.  Select "Cancel" to cancel the transfer and leave the target record
  426. as is.  Selecting "Display" will display for comparison the source record on
  427. the left side of the screen and the target record on the right.  You will
  428. then be able to choose whether to replace the address, the phone numbers,
  429. both address and phone numbers, the work phone only, the home phone only, or
  430. the entire record.  You may also cancel the transfer at this point.  If you
  431. are transferring a set of filtered records rather than a single record, you
  432. will be asked at the beginning whether to update, replace, or cancel the
  433. transfer on records with the same key value.
  434.   
  435.      If you are updating a CONTACT database, an additional "Zoom" option is
  436. available which allows you to update related records in the STATUS file. A
  437. common use is after you've entered a new contact into, say, your database of
  438. business contacts.  You may want to write a reminder to yourself to call or
  439. write that contact about something.  Pressing 'Z' will "Zoom" you to any
  440. STATUS records that exist regarding that contact.  If there are none, the
  441. "Add" update option will automatically be invoked, presenting you with the
  442. TYPE field of a new STATUS record.  
  443.  
  444.      The 8 character TYPE field allows you to classify the kind of STATUS
  445. record you are creating.  Several STATUS types have been provided by default,
  446. though you may change these as you wish from the "Types Update" module,
  447. accessed from the Main Menu.  The default types indicate a written, phone, or
  448. in-person transaction in the future or past between you and the individual or
  449. business in question.  As a convention, the word "should" means that you plan
  450. to take an action and the word "have" means that the action was taken by you. 
  451. Correspondingly, the word "will" means that the other party plans to take an
  452. action and the word "did" means that the action was taken by the party.  Thus
  453. the default STATUS types are as follows:
  454.  
  455. SC = Should call
  456. SM = Should meet
  457. SW = Should write
  458.  
  459. HC = Have called
  460. HM = Have met
  461. HW = Have written
  462.  
  463. WC = Will call
  464. WM = Will meet
  465. WW = Will write
  466.  
  467.  
  468. DC = Did call
  469. DM = Did meet
  470. DW = Did write
  471.  
  472.      If a planned transaction occurs, you may indicate this by either
  473. entering a new STATUS record or modifying the existing STATUS record by
  474. typing a new letter over the first letter of the STATUS type.  For example,
  475. to indicate that you wrote a letter that you had reminded yourself to do, you
  476. could modify the "SW" to "HW" to change the meaning from "should write" to
  477. "have written."
  478.  
  479.      The "when" field can contain either the date of the transaction or the
  480. date you entered the record (which is the default value).  An additional
  481. STATUS type of "BD" indicates the birthday of the contact, as entered in the
  482. WHEN field.  Other STATUS types may be added according to your need to track
  483. transactions with contacts.
  484.  
  485.      The TYPES file contains a record for the value and description of each
  486. valid status type.  If you are updating a STATUS record and you enter a
  487. status type that is not found in this file, you will be prompted as to
  488. whether you want to select, edit, or create a status type.  Pick the "Edit"
  489. option if you realize you made a typing error and wish to alter the spelling
  490. of the status type you had just entered.  
  491.  
  492.      The "Select" option will take you to a menu of the existing status types
  493. and make the current option the one closest alphabetically to the one you had
  494. entered in the field.  The STATUS type menu works like the Files Menu,
  495. requiring you to press Enter to confirm the option you want, since more than
  496. one STATUS type may begin with the same letter.  The choice you selected will
  497. then be placed in the status type field.
  498.  
  499.      The "Create" option allows you to create a new status type, that is, to
  500. add another valid value to the list.  If you select this option, you will be
  501. prompted for up to a 65 character description of the value.  For example, you
  502. may have entered a status type of "POSITION" to indicate that you are using
  503. this STATUS record to store someone's position at a company.  If "POSITION"
  504. was not a valid status type, rather than the cursor moving to the next field,
  505. the system would give you a "Select/Edit/Create" prompt.  If you press 'C'
  506. for "Create,", it would then prompt you for a description for this new
  507. "POSITION" type of STATUS record.  You might enter "Position at company" to
  508. indicate how this type is meant to be used.  
  509.  
  510.      Following the TYPE field is the WHEN field, which allows you to
  511. associate a date with the STATUS record.  Today's date is the default, so
  512. just press Enter if that is satisfactory.  Otherwise, enter 6 digits for a
  513. date, in month, date, year order for American date format or day, month, year
  514. order for British.  (The date format to be used throughout the system--
  515. American or British--is an option in the configuration utility.)  Slash marks
  516. will automatically be inserted, so don't add these.  After the WHEN field is
  517. the WHAT field, which allows you 62 characters to write a reminder about an
  518. event, fact, or something to do in relation to that contact.  It is a one
  519. line elaboration of the status type you had entered.  For example, if you
  520. entered a type of "CALL," you might enter "to schedule appointment" in the
  521. WHAT field.  If you had entered "WRITE," you might now enter "about
  522. legislative issue."  If you fill up the 62 characters space, a warning beep
  523. will sound to alert you that any more characters you type will overwrite
  524. existing characters in the field.  To continue the note, enter text in the
  525. memo field using the "Write" command from the Update Menu.
  526.  
  527.      If you want to create another STATUS record on a different topic, select
  528. "Add" again or "Copy" to use some of the same data as before.  All update
  529. options are available here, just as with CONTACT records.  Select "Quit" or
  530. press Escape to return to the CONTACT Update Menu.
  531.  
  532.      If you want to add or retrieve STATUS information related to different
  533. contacts, select "STATUS Update" from the Main Menu rather than "CONTACT and
  534. STATUS Update."  In this case, related contact information can still be
  535. examined by pressing 'X', but only status information can be changed.
  536.  
  537.  
  538.      The Contact Tracking System can dial the phone number of a contact if
  539. your computer is equipped with a modem, the connecting port to be specified
  540. during configuration.  (Note that if your modem is connected to 'COM3' or
  541. 'COM4', you may need to run the enclosed 'COMMSET.EXE' utility in your
  542. 'AUTOEXEC.BAT' file for this to work properly.)  Press '#' (number sign or
  543. Shift-3) to dial a local number.  From the Update Menu, press '$' (dollar
  544. sign or Shift-4) to dial a long distance number, requiring that the digit '1'
  545. and the area code be dialed before the number.  Press '%' (percent sign or
  546. Shift-5) to dial a "medium distance" number, requiring a '1' before the
  547. number but no area code.  This is sometimes appropriate for phone numbers
  548. within the same area code that are not nearby.  Press '@' (the "at sign" or
  549. Shift-2) to dial an "internal" number, requiring only the last five digits of
  550. the number.  This is sometimes appropriate within large businesses or
  551. agencies that have an internal phone system such as "Centrex."  It is a
  552. shortcut for dialing someone else at the same location (hence the "at sign"
  553. as a memory association).
  554.  
  555.      In this situation, you would probably have to dial a '9' before dialing
  556. an outside number.  If so, change the "dialing prefix" setting in the
  557. configuration utility.  It should say "ATDT9" rather than "ATDT".  Sometimes,
  558. a different dialing prefix is needed for a long distance call, such as the
  559. digit '8'.  If so, you might enter "ATDT9" for the local dialing prefix and
  560. "ATDT8" for the long distance one.  The "dialing prefix" and "dialing suffix"
  561. settings can also be used to insert access or security codes before or after
  562. the number being dialed.  For example, you might have an "MCI" long distance
  563. account which requires you to dial a series of digits before the number you
  564. are calling.  Just enter them in the dialing prefix after the "ATDT" and
  565. place a ',' (comma) in any place that requires a pause of a couple seconds
  566. (usually for the phone system to respond with a tone).  If your phone uses
  567. "rotary" or "pulse" dialing rather than "touch tone" dialing, then use "ATDP"
  568. rather than "ATDT" in the dialing prefixes.
  569.      Whether you selected the '@', '#', '$', or '%' command, the system will
  570. prompt "Workphone/Homephone."  Press 'W' to dial the work number of the
  571. contact, or 'H' to dial the home number.  You should hear the modem dialing
  572. the phone.  You can pick up your phone's receiver before the modem has
  573. finished dialing.  However, wait until it finishes dialing before responding
  574. to the prompt "Press any key to complete connection."  This releases the
  575. modem's control of the phone line.  (You may still be able to hear the person
  576. you've called if you haven't pressed a key, such as the Spacebar, but the
  577. line will be clearer if you do.)
  578.  
  579.  
  580.                              THE REPORT INTERFACE
  581.  
  582.  
  583.      A report screen displays its title in the upper right.  Below this are
  584. fields by which you specify how the report will be generated.  Below these
  585. fields is the list of report options separated by slashes:
  586.  
  587. Specify/Generate/Edit/Help/Quit
  588.  
  589.      Press 'S' to select "Specify".  You will be prompted as to whether you
  590. want to "Set" or "Modify" the current report specification.  "Set" presents
  591. the specification fields with the default field data, whereas "Modify"
  592. presents them with the data you last entered into them.  The first field is
  593. "OUTPUT" into which you enter whether you want the report output to go to the
  594. screen, printer, or a file on disk.  Press the first letter of the option you
  595. desire, the default being 'S' for "Screen."  Next, enter the name of the file
  596. the report should be saved in if you requested file output, the default being
  597. 'TEMP' (standing for "temporary").  A file extension of 'RPT' (standing for
  598. report) will automatically be given.  The file will be saved in the directory
  599. you specified for reports during configuration.
  600.  
  601.      In the "FORMALITY" field, enter 'F' for "Formal" or 'I' for "Informal"
  602. to specify whether names should be output with the title and last name or
  603. with the first name only.
  604.  
  605.      The remaining specification fields enable you to set a filter, as in the
  606. update interface, by which only records containing certain data are displayed
  607. in the report.  In the Calendar report, for example, you can set a filter so
  608. that only status records between the "BEGINNING DATE" and "ENDING DATE" will
  609. be displayed.  An additional specification in the Calendar report is whether
  610. records should be displayed in order by the contact's last name or the status
  611. date.
  612.  
  613.      Select "Generate" to generate the report according to the current report
  614. specification.  If you want to see and hear a report that contains all
  615. records, you can simply select "Generate" when you first enter the report
  616. screen, since the default output is to the screen and the default filter
  617. allows all records.  
  618.      If you specify printer output, you will be asked for confirmation as to
  619. whether your printer is online and otherwise ready for printing.  If you
  620. specify file output, you may want to select "Edit" after the report is
  621. generated.  This will load the report file into your word processor to allow
  622. you to edit the content or formatting of the report before printing, similar
  623. to the way you can load a letter into your word processor in the update
  624. interface.  A report may be as wide as the screen, so you may want to widen
  625. your word processor margins to 1 and 80 so that lines do not wrap.
  626.  
  627.  
  628.                                  REPORT TYPES
  629.  
  630.  
  631.      There are six types of predefined reports.  A "Calendar" report displays
  632. records from the STATUS database, two lines per record.  The first line
  633. displays the related CONTACT, if any.  The second line displays the STATUS
  634. TYPE at the far left, followed by the corresponding WHEN date, and the WHAT
  635. reminder at the right.
  636.  
  637.      The "1UP" and "2UP" reports produce names and addresses formatted so
  638. that mailing labels can be produced if printing to appropriate label paper--
  639. either 1 across or 2 across, respectively.  Each label is 38 characters wide
  640. and six lines high.  The first line contains the contact's first and last
  641. name if informal, or title, first and last name, if formal.  The second line
  642. contains the company field.  The third and fourth contain the ADDRESS1 and
  643. ADDRESS2 fields.  The fifth contains the city, state, and zip code.  Finally,
  644. the sixth line contains the COUNTRY field.  if any line is blank (e.g., no
  645. company data), it is omitted from within the address and instead added as a
  646. blank line after the address (in order to keep six lines per label).  
  647.  
  648.      The "Phone" report contains the work and home phone numbers of each
  649. contact as well as the address.  Two columns of contact information appear on
  650. each screen or page.
  651.  
  652.      The "Status" report contains status information as well as address and
  653. phone number information for each contact.  There is one column of data per
  654. screen or page.  Below the address and phone number data of a contact is the
  655. NOTES field of 65 characters in length, followed by the "TEXT" memo field, 60
  656. characters wide and any number of lines long.  Below it are all STATUS
  657. records corresponding to that contact.  Each of these records is displayed as
  658. in the Calendar report, with the TYPE data at the left of the line, followed
  659. by the WHEN data in the middle, and the WHAT reminder at the right.
  660.  
  661.      The "WPMERGE Report" allows you to create a WordPerfect "secondary merge
  662. file."  This is a file containing data in WordPerfect format that can be used
  663. to "personalize" a form letter, sent in bulk to a number of contacts.  A
  664. skeleton form letter is provided, similar to the kind that is generated for a
  665. single person from the CONTACT Update Menu.  It is created during the
  666. configuration process using the contact information you enter for your return
  667. address, displayed in the upper right.  Below this is the current date.  The
  668. inside address and salutation contain WordPerfect codes that enable the
  669. appropriate data to be filled in from the "secondary merge file" when you use
  670. the merge feature in WordPerfect.  Thus you can create a form letter with the
  671. following steps:
  672.  
  673. 1.  Load WordPerfect, either from outside or inside CTS.  Press Shift-F10 to
  674. retrieve the 'LETTER.FRM' skeleton form letter, created by CTS and stored in
  675. the reports directory.  Add a body of text to the letter between the
  676. salutation and closing.  Add any other formatting commands you wish.  Save
  677. the file under a new name that suggests the subject of the letter, e.g.,
  678. 'REQUEST.FRM" for a letter requesting a product catalog from a selection of
  679. companies in your business CONTACT file, which you transferred to your hold
  680. CONTACT file.
  681.  
  682. 2.  From within CTS, choose the hold file after selecting the WPMERGE Report
  683. from the Reports Menu.  Specify the output to go to a file called
  684. 'REQUEST.RPT'.  For ease of remembering, it is helpful to name the form
  685. letter and data files with the same name, differing only in the extension. 
  686. WordPerfect refers to the form letter file as the "primary merge file" and
  687. the data file you generate as the "secondary merge file."
  688.  
  689. 3.  Generate the secondary merge file.
  690.  
  691. 4.  Select "Edit" to load WordPerfect (assuming this is your word processor). 
  692. The data file will be loaded into it.  However, clear this file out of memory
  693. to use the merge feature.  Press Control-F9 for merge.  Enter 'REQUEST.FRM'
  694. for the primary file and 'REQUEST.RPT' for the secondary file.  WordPerfect
  695. will then merge the two files, creating a "personalized" letter for each
  696. contact in the file you generated.  Each letter will begin on a new page. 
  697. You may then print immediately with the Shift-F7 key, or save this multi-
  698. letter document for later printing.  If you save it, a name lie 'REQUEST.MRG'
  699. would suggest that it is the merged file you produced from the 'REQUEST.FRM'
  700. primary file and 'REQUEST.RPT' secondary file.
  701.  
  702.      A final report type is user defined.  You will be prompted for the name
  703. of a file to define.  If you type a name that already exists, you will be
  704. able to modify that definition.  If it does not exist, you will be able to
  705. create a new definition with that name starting with the 1UP mailing label
  706. definition as default values.  You are brought to the Foxbase report writer,
  707. which allows you to specify the layout of fields to be printed in the report. 
  708. (This mode does not speak automatically with a screen reader, but it is quite
  709. manageable by using the "current line" hot key.)  Press F10 to save the
  710. report definition.  You will be brought to the standard report options
  711. prompt, allowing you to specify a filter, generate the report, or edit the
  712. output.
  713.  
  714.  
  715.                                    UTILITIES
  716.  
  717.  
  718.      There are three utilities available from the Utilities Menu.  Select
  719. "Backup" to backup all database and configuration files to the drive you
  720. specified during configuration.  You should do this at least once a week if
  721. you are using the system regularly.  A public domain utility called
  722. 'COPYON.COM' is used for backing up, because it checks to see whether a
  723. source file will fit on the target disk before copying, and if not, prompts
  724. you to insert another disk.  Backup disks must already be formatted.  Files
  725. are copied onto them in regular DOS format, so they can be re-copied into the
  726. source directory if original files are lost or corrupted.  In this situation,
  727. run the re-index utility to build new index files upon entering the system.
  728.  
  729.      Select "Configuration" to change any configuration settings.  A new
  730. configuration file will be created in place of the previous one.  By default,
  731. the system uses a configuration file named 'CTS.CNF.  However, another
  732. configuration file may be specified in the command that loads CTS.  For
  733. example, suppose that more than one person is using a computer on which CTS
  734. is installed.  For "Jane" to load CTS with the word processor, letters
  735. directory, and other settings preferred by her, she might enter the following
  736. at the DOS prompt
  737.  
  738. CTS JANE
  739.  
  740. This would tell CTS to use the 'JANE.CNF' configuration.  If it is not found
  741. on disk, then the system will prompt Jane to create a new one, just like the
  742. original configuration of CTS.
  743.  
  744.      Select "Index" to create new index files for all CONTACT and STATUS
  745. databases.  You can do this at any time without harming the system.  It is
  746. advisable to do this if you did not exit the system normally, e.g., a
  747. keyboard lockup or power cut.  Another time to build new indexes is if
  748. records do not seem to be in the appropriate order, such as alphabetical
  749. order by last name for a CONTACT database.  Note that deleted records will be
  750. permanently removed during this process, if they were not removed after the
  751. update session in which you deleted them.
  752.  
  753.  
  754.                             MULTIPLE CONTACT FILES
  755.  
  756.  
  757.      There is a single STATUS database containing dates and reminders, but
  758. there can be multiple CONTACT databases which you can define.  This is one of
  759. the most powerful features of CTS.  The system comes configured with six
  760. CONTACT files as follows:
  761. personal friends and relatives;
  762. business firms, government agencies, and nonprofit organizations;
  763. miscellaneous acquaintances;
  764. job leads;
  765. a master file of all contacts;
  766. and a file for contacts to hold as a reminder for further action.
  767.  
  768.  
  769.      The FILES database contains names and descriptions of CONTACT files. 
  770. Select "Files" from the Main Menu to update this database.  Update options
  771. are the same as when updating a CONTACT or STATUS database.  You can thus
  772. select "Add" to add a new CONTACT database.  You will be prompted for its
  773. file name.  Suppose we called it "PARTY" for contacts in your political
  774. party.  You will then be prompted for a description of this CONTACT file. 
  775. Including the single letter hot key at the beginning of the description will
  776. serve as a useful reminder of this shortcut selection method when you are
  777. moving through the Files Menu with the Up and Down arrow keys.  You might
  778. enter
  779.  
  780. P = Party contacts
  781.  
  782. or perhaps something longer since you have up to 65 characters.  This data
  783. will then be saved in a FILES record and an empty CONTACT file with the name
  784. 'PARTY.DBF' will be created on disk in the CTS directory.  You could select
  785. "Modify" to rename a database or change its description.  Selecting "Delete"
  786. will delete both the FILES record and the actual CONTACT file on disk.
  787.  
  788.      When you are going to update or report on a CONTACT database, you will
  789. first be presented with a Files Menu for selecting which CONTACT file to use. 
  790. In this case, options are CONTACT file names which can be selected with the
  791. Up and Down arrow keys or with the first letter of the name.  The file names
  792. appear one per line in alphabetical order.  Since you may create more than
  793. one CONTACT file that begins with the same letter, pressing a letter will
  794. highlight the first file that begins with that letter, but not actually
  795. select it.  This allows you to use the Up and Down arrow keys to move to a
  796. nearby file in the list before pressing Enter to confirm the option you want. 
  797. The description of the current file as entered in the FILES database appears
  798. on Line 25.  (A screen reader will normally speak this line as the "current
  799. line.") Pressing Escape will return you to the menu from which you entered
  800. the Files Menu.
  801.  
  802.      The following pages contain the help screens that may be displayed with
  803. the F1 key throughout the system.  They can serve as a review of the features
  804. and commands of the Contact Tracking System.
  805.  
  806.  
  807.                           CONFIGURATION HELP SCREEN
  808.  
  809.  
  810. This is version 3.0 of the Contact Tracking System, developed and
  811. copyrighted by Jamal Mazrui of Access Success.  Since the 
  812. 'CTS.CNF' configuration file is not found, you will be asked for
  813. configuration settings at this time.  Default data is provided, but ensure 
  814. correct answers so the system will work properly.
  815.  
  816. To accept a default value, just press Enter.  To enter new data,
  817. press F6 to delete the old value, and then type new data, followed by Enter.
  818. Press the F1 help key if you desire more
  819. information on the field you are editing. 
  820.  
  821. First, you will be asked to enter single letter codes indicating
  822. the drive for backing up data and the format to be used for phone numbers,
  823. zip codes, and dates.
  824.  
  825. Next is a series of fields for entering your own contact
  826. information, so that letters you 
  827. write will automatically include your return address.  The
  828. default values provide examples of what kind of data to enter. 
  829.  
  830. When you get to the second configuration screen, enter the name of your word 
  831. processor, including path and extension.  Existence of this file
  832. will be verified.
  833.  
  834. Next, provide the names of directories for saving letters and reports
  835. created with the system.  The directories will be created if they
  836. do not exist. 
  837.  
  838. You will then be asked to enter the ports by which your printer
  839. and modem are connected to your computer.  Enter the word "NONE"
  840. if a printer or modem is not connected.  The remaining fields
  841. allow you to customize the dialing prefix and suffix to be used
  842. by a modem in making local and long distance calls. 
  843.  
  844.  
  845.                             MAIN MENU HELP SCREEN
  846.  
  847.  
  848. Select an option by pressing its first letter, or by moving to it with the Up
  849. and Down arrow keys and then pressing Enter.
  850.         
  851. CONTACT Update -- Add, modify, and retrieve records in the
  852. contact database you select, containing names, addresses, and phone numbers
  853. of
  854. contacts.  Zoom to related records in the status database, containing
  855. fields for documenting when and what is the status with the contact.
  856.  
  857. STATUS Update -- Add, modify, and retrieve records in the status database,
  858. containing dates and descriptions of events.
  859.  
  860. FILES Update -- Update the set of CONTACT files.
  861.  
  862. TYPES Update -- Update the list of valid STATUS types.
  863.  
  864. Reports -- Go to the Reports Menu with options for producing various
  865. reports on contact and status data.
  866.  
  867. Utilities -- Go to the Utilities Menu with options for backing up data,
  868. configuring the system, and building new indexes.
  869.  
  870. Word processor -- Load your word processor in the letters directory,
  871. as specified in the configuration utility.
  872.  
  873. Help -- Display these help screens.
  874.  
  875. Quit -- Quit the Contact Tracking System and return to DOS.
  876.                            FILES MENU HELP SCREEN
  877.  
  878.  
  879. Pressing a letter will highlight the first CONTACT file beginning with
  880. that letter.  If this is the desired file, just press Enter.  Otherwise,
  881. move to it with the Up and Down arrow keys and then press Enter.
  882.  
  883. Press Home to jump to the first option, or End to jump to the last.  Press
  884. Escape to abort the Files Menu and return to the previous menu.
  885.  
  886.                              UPDATE HELP SCREEN
  887.  
  888.  
  889. Select an option by pressing its first letter, or by moving to it with the Up
  890. and Down arrow keys and then pressing Enter.
  891.  
  892.       Add - Add a record to the database (with a unique key value)
  893. Beginning - Go to the beginning record (in the filter)
  894.      Copy - Add a record by copying and then modifying the current record   
  895. Delete - Delete the current record
  896.       End - Go to the end record (in the filter)
  897.    Filter - Set a filter to select records containing certain data
  898.      Help - Display this help screen
  899.      Jump - Jump forward/backward a +/- number of records (in the filter)     
  900. List - List records (in the filter), one per line
  901.    Modify - Modify the current record
  902.      Next - Go to the next record (in the filter)
  903.  Previous - Go to the previous record (in the filter)
  904.      Quit - Quit the current update level
  905.  Retrieve - Retrieve a record by its key value
  906.  Undelete - Undelete all records deleted in this update session
  907.      View - View memo text
  908.     Write - Write memo text
  909.    Xamine - Examine the current record (without risk of modifying it)
  910.     Yield - Count the yield of records (in the filter)
  911.      Zoom - Zoom to the STATUS update level
  912.      >tag - Tag the current record
  913.    <untag - Untag the current record
  914.   =global - Global tag/untag all records (in the filter)
  915. @internal - Dial internal number with modem
  916.    #local - Dial local number with modem
  917.     $long - Dial long distance number with modem
  918.   %medium - Dial medium distance number with modem
  919. ?Identify - Identify the current record with voice
  920.                             EDIT KEYS HELP SCREEN
  921.  
  922.  
  923. When editing a screen of fields, the following keys can be used:
  924.  
  925.         Left Arrow or Control S - Previous character
  926.        Right Arrow or Control D - Next character
  927.               Home or Control A - Previous word
  928.                End or Control F - Next word
  929.     Tab, Up Arrow, or Control E - Previous field
  930. Enter, Down Arrow, or Control X - Next field
  931.                         Page Up - Previous page or first field
  932.                       Page Down - Next page or last field
  933.                              F1 - Help on current field
  934.                              F2 - Pick valid lookup value
  935.                              F4 - Change field format
  936.                              F6 - Fix field (by blanking and re-entering)
  937.  F10, Control W, or Control End - Accept screen
  938.             Escape or Control Q - Abort screen
  939.          Backspace or Control H - Delete previous character
  940.             Delete or Control G - Delete character
  941.                       Control T - Delete word
  942.                       Control Y - Delete to end of field
  943.                          Insert - Toggle insert mode on/off (default is off)
  944.                         Status Types Menu Help Screen
  945.  
  946.  
  947. Pressing a letter will highlight the first STATUS type beginning with
  948. that letter.  If this is the desired type, just press Enter.  Otherwise,
  949. move to it with the Up and Down arrow keys and then press Enter.
  950.  
  951. Press Home to jump to the first option, or End to jump to the last.  Press
  952. Escape to abort the types menu and return to the previous menu.
  953.  
  954.                           REPORTS MENU HELP SCREEN
  955.  
  956.  
  957. Select an option by pressing its first letter, or by moving to it with the Up
  958. and Down arrow keys and then pressing Enter.
  959.  
  960. Calendar -- Produce a report listing who, when, what reminders
  961.  
  962. Numbers -- Produce a report listing names and numbers
  963.  
  964. 1UP -- Produce mailing labels, one across (suggested for dot matrix printers)
  965.  
  966. 2UP -- Produce mailing labels, two across (suggested for laser printers)
  967.  
  968. Phone Numbers and Addresses -- Produce a two column contact list,
  969. including phone numbers and addresses.
  970.  
  971. Status, Phone Numbers, and Addresses -- Produce a single column contact
  972. list including status, phone numbers, and addresses.
  973.  
  974. WordPerfect Mail Merge -- Produce a data file to be merged with form letters
  975. using the WordPerfect word processor.
  976.  
  977. User Defined -- Select or define a custom output format, entering
  978. specifications in a "label definition mode" before choosing the CONTACT file.
  979.  
  980. Help -- Display this help screen.
  981.  
  982. Quit -- Return to the Main Menu.
  983.  
  984.                              REPORT HELP SCREEN
  985.  
  986.  
  987. Press the first letter of a report option to select from the following:
  988.  
  989. Specify -- Specify certain parameters of the report to be generated.  The
  990. "Set" suboption lets you define a new specification from the default values.
  991. The "Modify" suboption lets you make changes to the current specification.
  992.   
  993. In the first field, choose whether the report is to be output to the screen,
  994. printer, or a file, the default being the screen.  For file output,
  995. give the file name, the default being "TEMP".  A file extension of
  996. "RPT" (standing for "report") is automatically added to the file name. 
  997.  
  998. In the FORMALITY field, enter 'F' for formal or 'I' for informal.  A
  999. formal reference consists of the contact's title, first name, and last name.
  1000. An informal reference consists of the contact's first name only.
  1001.  
  1002. The remaining specification fields allow you to set a filter determining
  1003. which records will be output.
  1004.  
  1005. Generate -- Generate the report according to the preprogrammed format
  1006. and the specification you made.
  1007.  
  1008. Edit -- Change to the reports directory and load the generated report file
  1009. into
  1010. your word processor for additional editing or formatting before printing.
  1011.  
  1012. Help -- Display this help screen.
  1013.  
  1014. Quit -- Return to the Reports Menu.
  1015.                          UTILITIES MENU HELP SCREEN
  1016.  
  1017.  
  1018. Select an option by pressing its first letter, or by moving to it with the Up
  1019. and Down arrow keys and then pressing Enter.
  1020.  
  1021. Backup -- Backup the database and configuration files to the drive
  1022. specified in the configuration utility.
  1023.  
  1024. Configuration -- Configure the following settings of the Contact Tracking
  1025. System:  the backup drive, printer port, modem port and dialing codes; 
  1026. format for phone numbers, zip codes and dates;
  1027. word processor, directory for reports generated, directory for letters
  1028. automatically addressed, and your own contact information for such letters.
  1029.  
  1030. Index -- Build the index files that keep database records in order. 
  1031.  
  1032. Help -- Display this help screen.
  1033.  
  1034. Quit -- Return to the Main Menu.
  1035.                           RUNTIME ERROR HELP SCREEN
  1036.  
  1037.  
  1038. Safety measures exist to protect your data, so it is probably all right to
  1039. continue.  But if the error recurs, report the circumstances to Access
  1040. Success
  1041. at (617)666-9856.  Every effort will be made to correct the problem.
  1042.  
  1043.                              FIELD HELP SCREENS
  1044.  
  1045.  
  1046. PHONE FORMAT -- 1 character.  Letter will be capitalized.  
  1047.  
  1048. Default phone format.
  1049. Choices are A for American or B for British.
  1050.  
  1051. Example: A
  1052.  
  1053.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1054. --  --  --  --  --  -- 
  1055.  
  1056. STATE FORMAT -- 1 character.  Letter will be capitalized.  
  1057.  
  1058. Default state/province format.
  1059. Choices are A for all caps or I for initial cap.
  1060.  
  1061. Example: A
  1062.  
  1063.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1064. --  --  --  --  --  -- 
  1065.  
  1066. ZIP FORMAT -- 1 character.  Letter will be capitalized.  
  1067.  
  1068. Default zip/postal code format.
  1069. Choices are A for American or B for British.
  1070.  
  1071. Example: A
  1072.  
  1073.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1074. --  --  --  --  --  -- 
  1075.  
  1076. DATE FORMAT -- 1 character.  Letter will be capitalized.  
  1077.  
  1078. Default date format.
  1079. Choices are A for American or B for British.
  1080.  
  1081. Example: A
  1082.  
  1083.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1084. --  --  --  --  --  -- 
  1085.  
  1086. TITLE -- 14 characters.  First letter will be capitalized.  
  1087.  
  1088. Title of contact.  
  1089.  
  1090. Example: Ms.
  1091.  
  1092.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1093. --  --  --  --  --  -- 
  1094.  
  1095. FIRST NAME -- 14 characters.  First letter will be capitalized.
  1096. First name of contact.  
  1097.  
  1098. Example: Jane
  1099.  
  1100.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1101. --  --  --  --  --  -- 
  1102.  
  1103. LAST NAME -- 14 characters.  First letter will be capitalized.
  1104.  
  1105. Last name of contact.  
  1106.  
  1107. Example: Doe
  1108.  
  1109.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1110. --  --  --  --  --  -- 
  1111.  
  1112. COMPANY -- 38 characters.  First letter will be capitalized.
  1113.  
  1114. Company or organization of contact (if any).  
  1115.  
  1116. Example: Widgets Inc.
  1117.  
  1118.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1119. --  --  --  --  --  -- 
  1120.  
  1121. WORK PHONE -- 18 characters.  Default format is set in the configuration
  1122. utility.
  1123. Format may be changed with the F4 key.  If the format includes place holders
  1124. such as parentheses or a dash, they will be automatically inserted.
  1125. Optionally add the letter 'x' and up to a 4 digit extension.
  1126.  
  1127. Work phone number of contact.  
  1128.  
  1129. Example: (909)123-4567x8900
  1130.  
  1131.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1132. --  --  --  --  --  -- 
  1133.  
  1134. HOME PHONE -- 18 characters.  Default format is set in the configuration
  1135. utility.
  1136. Format may be changed with the F4 key.  If the format includes place holders
  1137. such as parentheses or a dash, they will be automatically inserted.
  1138. Optionally add the letter 'x' and up to a 4 digit extension.
  1139.  
  1140. Home phone number of contact.  
  1141.  
  1142. Example: (909)765-4321
  1143.  
  1144.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1145. --  --  --  --  --  -- 
  1146.  
  1147. ADDRESS1 -- 38 characters.  First letter will be capitalized.
  1148.  
  1149. First address line of contact.
  1150.  
  1151. Example: 1122 This St.
  1152.  
  1153.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1154. --  --  --  --  --  -- 
  1155.  
  1156. ADDRESS2 -- 38 characters.  First letter will be capitalized.
  1157.  
  1158. Second address line of contact.
  1159.  
  1160. Example: Suite 33
  1161.  
  1162.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1163. --  --  --  --  --  -- 
  1164.  
  1165. CITY -- 14 characters.  First letter will be capitalized.
  1166.  
  1167. City of contact.
  1168.  
  1169. Example: Sometown
  1170.  
  1171.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1172. --  --  --  --  --  -- 
  1173.  
  1174. STATE -- 10 characters.  Default format is set in the configuration utility.
  1175. Format may be changed with the F4 key.
  1176.  
  1177. State of contact.
  1178.  
  1179. Example: OZ
  1180.  
  1181.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1182. --  --  --  --  --  -- 
  1183.  
  1184. ZIP -- 10 characters.  Default format is set in the configuration utility.
  1185. Format may be changed with the F4 key.  In the American format,
  1186. a dash and 4 digit extension may optionally be added.
  1187.  
  1188. Zip/postal code of contact.
  1189.  
  1190. Example: 12345-6789
  1191.  
  1192.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1193. --  --  --  --  --  -- 
  1194.  
  1195. COUNTRY -- 38 characters.  First letter will be capitalized.
  1196.  
  1197. Country of contact.
  1198. Leave blank unless you want it to be part of the contact's address on 
  1199. letters, envelopes, or mailing labels.
  1200.  
  1201. Example: U.S.A.
  1202.  
  1203.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1204. --  --  --  --  --  -- 
  1205.  
  1206. TITLE -- 14 characters.  First letter will be capitalized.  
  1207.  
  1208. Your title.
  1209.  
  1210. Example: Ms.
  1211.  
  1212.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1213. --  --  --  --  --  -- 
  1214.  
  1215. FIRST NAME -- 14 characters.  First letter will be capitalized.
  1216.  
  1217. Your first name.
  1218.  
  1219. Example: Jane
  1220.  
  1221.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1222. --  --  --  --  --  -- 
  1223.  
  1224. LAST NAME -- 14 characters.  First letter will be capitalized.
  1225.  
  1226. Your last name.
  1227.  
  1228. Example: Doe
  1229.  
  1230.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1231. --  --  --  --  --  -- 
  1232.  
  1233. COMPANY -- 38 characters.  First letter will be capitalized.
  1234.  
  1235. Your company or organization (if any).
  1236.  
  1237. Example: Widgets Inc.
  1238.  
  1239.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1240. --  --  --  --  --  -- 
  1241.  
  1242. WORK PHONE -- 18 characters.  Format is set in the configuration utility.  If
  1243.  
  1244. the format includes place holders such as parentheses or a dash, they will be
  1245. inserted automatically.  Optionally add the letter 'x' and up to a 4 digit
  1246. extension.
  1247.  
  1248. Your work phone number.
  1249.  
  1250. Example: (909)123-4567x8900
  1251.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1252. --  --  --  --  --  -- 
  1253.  
  1254. HOME PHONE -- 18 characters.  Format is set in the configuration utility.  If
  1255. the format includes place holders such as parentheses or a dash, they will be
  1256. inserted automatically.  Optionally add the letter 'x' and up to a 4 digit
  1257. extension.
  1258.  
  1259. Your home phone number.
  1260.  
  1261. Example: (909)765-4321
  1262.  
  1263.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1264. --  --  --  --  --  -- 
  1265.  
  1266. ADDRESS1 -- 38 characters.  First letter will be capitalized.
  1267.  
  1268. First line of your address.
  1269.  
  1270. Example: 1122 This St.
  1271.  
  1272.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1273. --  --  --  --  --  -- 
  1274.  
  1275. ADDRESS2 -- 38 characters.  First letter will be capitalized.
  1276.  
  1277. Second line of your address.
  1278.  
  1279. Example: Suite 33
  1280.  
  1281.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1282. --  --  --  --  --  -- 
  1283.  
  1284. CITY -- 14 characters.  First letter will be capitalized.
  1285.  
  1286. Your city.
  1287.  
  1288. Example: Sometown
  1289.  
  1290.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1291. --  --  --  --  --  -- 
  1292.  
  1293. STATE -- 10 characters.  Format is set in the configuration utility.
  1294.  
  1295. Your state.
  1296. This value will be the default when adding a CONTACT record.
  1297.  
  1298. Example: OZ
  1299.  
  1300.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1301. --  --  --  --  --  -- 
  1302.  
  1303. ZIP -- 10 characters.  Format is set in the configuration utility.  In the
  1304. American format, a dash and 4 digit extension may optionally be added.
  1305.  
  1306. Your zip/postal code.
  1307.  
  1308. Example: 12345-6789
  1309.  
  1310.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1311. --  --  --  --  --  -- 
  1312.  
  1313. COUNTRY -- 38 characters.  First letter will be capitalized.
  1314.  
  1315. Your country.
  1316. Leave blank unless you want it to appear on your return address.
  1317.  
  1318. Example: U.S.A.
  1319.  
  1320.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1321. --  --  --  --  --  -- 
  1322.  
  1323. NOTES -- 65 characters.
  1324.  
  1325. Miscellaneous notes about contact.
  1326.  
  1327. Example: referred by John. uses Amiga computer.
  1328.  
  1329.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1330. --  --  --  --  --  -- 
  1331.  
  1332. TYPE -- 8 characters.  All letters will be capitalized.
  1333.  
  1334. Type of STATUS record.
  1335. Choices are the values in the TYPES database.
  1336.  
  1337. EXAMPLE: CALL
  1338.  
  1339.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1340. --  --  --  --  --  -- 
  1341.  
  1342. DESCRIPTION -- 65 characters.
  1343.  
  1344. Description of STATUS type.
  1345.  
  1346. Example: Write letter to contact.
  1347.  
  1348.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1349. --  --  --  --  --  -- 
  1350.  
  1351. WHEN -- 8 characters.  Slashes will be inserted.
  1352.  
  1353. Date of event, deadline, or reminder.
  1354.  
  1355. Example: 07/04/89
  1356.  
  1357.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1358. --  --  --  --  --  -- 
  1359.  
  1360. WHAT -- 62 characters.
  1361.  
  1362. Description of event or other reminder.
  1363.  
  1364. Example: call to schedule appointment.
  1365.  
  1366.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1367. --  --  --  --  --  -- 
  1368.  
  1369. CONTACT FILE -- 8 characters.  All letters will be capitalized.
  1370.  
  1371. CONTACT file related to this STATUS record.
  1372.  
  1373. Example: BUSINESS
  1374.  
  1375.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1376. --  --  --  --  --  -- 
  1377.  
  1378. FILE NAME -- 8 characters.  All letters will be capitalized.
  1379.  
  1380. Name of CONTACT file.
  1381.  
  1382. Example: PERSONAL
  1383.  
  1384.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1385. --  --  --  --  --  -- 
  1386.  
  1387. DESCRIPTION -- 65 characters.
  1388.  
  1389. Description of CONTACT file.
  1390.  
  1391. Example: Personal contacts:  Friends, relatives, classmates, etc.
  1392.  
  1393.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1394. --  --  --  --  --  -- 
  1395.  
  1396. OUTPUT -- 1 character.  Letter will be capitalized.
  1397.  
  1398. Output type.
  1399. Choices are S for screen, P for printer, and F for file.
  1400.  
  1401. Example: F
  1402.  
  1403.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1404. --  --  --  --  --  -- 
  1405.  
  1406. FILE NAME -- 8 characters.  All letters will be capitalized.
  1407. Name of output file.
  1408.  
  1409. Example: REPORT1
  1410.  
  1411.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1412. --  --  --  --  --  -- 
  1413.  
  1414. ORDER -- 1 character.  Letter will be capitalized.
  1415.  
  1416. Order of STATUS records.
  1417. Choices are A for alphabetical by last name and C for chronological by date.
  1418.  
  1419. Example: C
  1420.  
  1421.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1422. --  --  --  --  --  -- 
  1423.  
  1424. BEGIN WHEN -- 8 characters.  Slashes will be inserted.
  1425.  
  1426. Beginning date of events, deadlines, or other reminders.
  1427.  
  1428. Example: 01/01/89
  1429.  
  1430.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1431. --  --  --  --  --  -- 
  1432.  
  1433. END WHEN -- 8 characters.  Slashes will be inserted.
  1434.  
  1435. Ending date of events, deadlines, or other reminders.
  1436.  
  1437. Example: 12/31/89
  1438.  
  1439.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1440. --  --  --  --  --  -- 
  1441.  
  1442. FORMALITY -- 1 character.  Letter will be capitalized.
  1443.  
  1444. Formality of salutation.
  1445. Choices are F for formal and I for informal.
  1446.  
  1447. Example: F
  1448.  
  1449.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1450. --  --  --  --  --  -- 
  1451.  
  1452. SPEECH PORT -- 4 characters.  All letters will be capitalized.
  1453.  
  1454. Port of speech synthesizer.
  1455. Choices are COM1, COM2, COM3, COM4, LPT1, LPT2, LPT3, and NONE.
  1456.  
  1457. Example: LPT3
  1458.  
  1459.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1460. --  --  --  --  --  -- 
  1461.  
  1462. PRINTER PORT -- 4 characters.  All letters will be capitalized.
  1463.  
  1464. Port of printer.
  1465. Choices are COM1, COM2, COM3, COM4, LPT1, LPT2, LPT3, and NONE
  1466.  
  1467. Example: LPT1
  1468.  
  1469.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1470. --  --  --  --  --  -- 
  1471.  
  1472. MODEM PORT -- 4 characters.  All letters will be capitalized.
  1473.  
  1474. Port of modem, used for dialing phone numbers of contacts.
  1475. Choices are COM1, COM2, COM3, COM4, and NONE
  1476.  
  1477. Example: COM2
  1478.  
  1479.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1480. --  --  --  --  --  -- 
  1481.  
  1482. LOCAL PREFIX -- 20 characters.  All letters will be capitalized.
  1483.  
  1484. Dialing Prefix for Local Phone Numbers.
  1485.  
  1486. Example: ATDT
  1487.  
  1488.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1489. --  --  --  --  --  -- 
  1490.  
  1491. LOCAL SUFFIX -- 20 characters.  All letters will be capitalized.
  1492.  
  1493. Dialing suffix for Local Phone Numbers.
  1494. Leave blank unless you must dial a code following the number being called.
  1495. Example:  ,31526
  1496.  
  1497.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1498. --  --  --  --  --  -- 
  1499.  
  1500. LONG DISTANCE PREFIX -- 20 characters.  All letters will be capitalized.
  1501.  
  1502. Dialing Prefix for long distance Phone Numbers.
  1503.  
  1504. Example: ATDT1
  1505.  
  1506.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1507. --  --  --  --  --  -- 
  1508.  
  1509. LONG DISTANCE SUFFIX -- 20 characters.  All letters will be capitalized.
  1510.  
  1511. Dialing suffix for long distance Phone Numbers.
  1512. Leave blank unless you must dial a code following the number being called.
  1513.  
  1514. Example:  ,31526
  1515.  
  1516.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1517. --  --  --  --  --  -- 
  1518.  
  1519. BACKUP DRIVE -- 1 character.  Letter will be capitalized.
  1520.  
  1521. Drive for back up of data.
  1522.  
  1523. Example: A
  1524.  
  1525.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1526. --  --  --  --  --  -- 
  1527.  
  1528. WORD PROCESSOR -- 25 characters.  All letters will be capitalized.
  1529.  
  1530. Word processor for editing and formatting letters and reports.
  1531. Existence of this file on disk will be checked.
  1532.  
  1533. Example: C:\WP51\WP.EXE
  1534.  
  1535.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1536. --  --  --  --  --  -- 
  1537.  
  1538. LETTERS DIRECTORY -- 25 characters.  All letters will be capitalized.  A
  1539. backslash will be added at the end if none was entered.
  1540.  
  1541. Directory for letters automatically addressed.
  1542.  
  1543. Example: C:\CTS\LETTERS\
  1544.  
  1545.                      --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  --  -- 
  1546. --  --  --  --  --  -- 
  1547.  
  1548. REPORTS DIRECTORY -- 25 characters.  All letters will be capitalized.  A
  1549. backslash will be added at the end if none was entered.
  1550.  
  1551. Directory for reports generated.
  1552.  
  1553. Example: C:\CTS\REPORTS\
  1554.  
  1555.                           Registration INFORMATION
  1556.  
  1557.  
  1558.      This 3.0 version of the Contact Tracking System is being distributed as
  1559. shareware.  That means you can try it before you buy it.  If you do not find
  1560. a regular use for it, you are under no obligation to pay for it.
  1561.  
  1562.      If you find CTS valuable to you, please pay the $90 registration fee to
  1563. the author, as he has invested over 700 hours in its development.  It is
  1564. deliberately priced so that it may be purchased by most interested
  1565. individuals, not just businesses or government agencies.  By registering, you
  1566. will receive the latest version of the program, a cassette tutorial, and free
  1567. technical support (within reason).  Whether you decide to register or not,
  1568. you are encouraged to give demonstration copies of the program to others.  It
  1569. can be used or given to anyone so long as no fee is charged and all program
  1570. and documentation files are distributed together.
  1571.  
  1572.      As the author, I hope that many blind and sighted people benefit from
  1573. CTS.  I believe it fills a niche as a powerful, verbally and visually
  1574. friendly mailing list manager.  By default, it comes configured with a single
  1575. record in the business database containing contact information on me, so you
  1576. can readily look me up with comments, questions, or suggestions.  As a
  1577. consultant, let me also make you aware that I am available for development of
  1578. other database applications, with or without speech output.  I may be reached
  1579. as follows:
  1580.  
  1581. Jamal Mazrui
  1582. Access Success
  1583. 745 Somerville Ave.
  1584. Somerville, MA 02143
  1585. Phone:  (617) 666-9856